El salón para eventos desde la virtualidad ha permitido que más personas estén en una misma reunión virtual o webinar, como suele llamarse a los cursos, conversatorios y talleres en línea.
Sin embargo, a diferencia de los eventos presenciales, en los virtuales los expositores enfrentan uno de los grandes desafíos como oradores: conectar con la audiencia.
Lo primero que se debe admitir ante este asunto, es que en efecto no existe una fórmula mágica o pasos ABC que asegure al 100% de asistencia, interacción y participación en un webinar.
Incluso, es probable que tu discurso se vuelva un monólogo que se extienda durante toda la sesión sin oportunidad de interactuar con los participantes virtuales.
Literal Periodismo Ciudadano te presenta algunos consejos que pueden ayudarte a lograr reuniones virtuales más activas y participativas.
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Enfoque de la reunión
En primer lugar, es importante que tengas en cuenta el tipo de reunión que quieres llevar a cabo, ya sea un webinar, seminario, una reunión de trabajo, un conversatorio o conferencia de prensa.
Además debes considerar la plataforma en la que vas a estar trabajando: Zoom, Meet, Teams, Jitsi Meet, Skype, etcétera.
La especialista en comunicación digital, Indira Gómez Álvarez explicó que la participación va a depender del enfoque y tipo de reunión que se ejecute.
¿A quién te diriges en tu evento?
Por ejemplo, si la reunión es entre colaboradores de una empresa y es de carácter informativa seguramente no tendrá la misma cantidad de intervenciones que un webinar.
Por otro lado, aconseja tomar en cuenta que cada plataforma es distinta y para lograr una reunión virtual exitosa, se debe conocer las distintas herramientas que ofrece.
“Podés hacer también dinámicas en la que vos hacés una presentación o te metés a otra herramienta donde las personas tengan que interactuar y a través de eso logras la interacción y participación de las personas”.
Indira Gómez Alvarez.
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Romper el hielo en un webinar
Elaine Miranda, conferencista experta en finanzas y autora del blog Plata con Plática, compartió con Literal Periodismo Ciudadano que entre sus expectativas al iniciar una reunión virtual figura la puntualidad de los participantes.
“A tiempo no es estar ‘a la hora acordada’ sino unos cinco minutos antes, de tal manera que cuando dé inicio la hora pautada, podamos comenzar puntualmente”, dijo.
Asimismo, Miranda explica que otra de sus expectativas es que la audiencia asista por verdadero interés: “espero que sepan por qué están ahí y que quieran estar ahí”.
Dinámicas para activar al público
Miranda da un consejo: el timón está en tus manos. Para comenzar y romper con la tensión, el silencio incómodo y lograr enganchar a tu público es recomendable que no inicies de golpe con el tema en cuestión.
Elaine Miranda explicó que para entrar en calor puedes intentar algunas dinámicas que llamen a la interacción al público:
“Por ejemplo: comenzar diciendo una palabra de cómo te sentís hoy; o haciendo una pregunta específica que puede o no tener que ver con el tema”.
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Conoce a tu público
Para establecer una conexión con los internautas es de suma importancia que conozcas a tu audiencia para comprender sus gustos e intereses.
Otra profesional de la comunicación, quien ha preferido el anonimato y ha estado al frente de actividades y reuniones virtuales, compartió con Literal algunos otros consejos.
Dice que como anfitrión de un evento el expositor debe preparar un guión previo y nutrir al máximo su discurso de datos curiosos, comentarios de personas reconocidas e información diversa de redes sociales para tener diferentes puntos de vista variados y “enganchar” a los participantes.
“Hago un contexto de las cosas básicas, por ejemplo, si es sobre un artista conocer un poco de su vida desde sus inicios o datos biográficos (…) para alimentar la curiosidad de las personas y que no sea tan monótono (la transmisión en vivo)”, señala.
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Algunos motivos por los que la audiencia no quiere participar
Sin embargo, tener un plan no siempre asegura la participación.
Pueden existir diversas razones por las que el público no quiere encender su micrófono o cámara durante la actividad virtual: desde el ruido o paisaje del entorno, privacidad hacia su propio espacio y hasta simple timidez.
“Tenés que saber que, aunque muchas personas quieran participar no se les da (la habilidad) de hablar en público. Incluso aunque sea a través de una pantalla, si ves varias personas conectadas, tal vez te inhibís por eso”.
Indira Gómez Alvarez.
En este caso, el moderador debe ser intencional en la planificación del evento y crear dinámicas donde intrínsecamente llame a la acción a los que estén conectados.
Miedo al micrófono abierto
“Pero si me ha pasado que es decepcionante estar manejando o posteando en espacios en el que vos te esforzas y la audiencia no participa y no necesariamente porque el tema no sea atractivo o no les interese o porque haya un mal manejo del espacio, sino porque simplemente les da pena hablar con un micrófono abierto en vivo”.
Profesional de la comunicación.
También es probable que existan distracciones que impiden lograr una conexión entre el expositor y el público; por ejemplo, si la persona está distraída revisando redes sociales mientras escucha la reunión, eventualmente, perderá el hilo de la discusión.
“Muchos pueden estar a la fuerza (obligados a participar por una empresa), el tema no les interesa, están distraído con otras cosas en la computadora, no hay una conexión con el interlocutor”, comenta Miranda.
Llamado a la acción
Cuando en medio de la reunión no has logrado tantas interacciones como lo esperabas, es momento de hacer un llamado a la acción.
Gómez Álvarez indicó que siempre hay preguntas que pueden generar participación por parte de la audiencia y qué dependerá del liderazgo del expositor para detonarlas en el momento adecuado.
“Por ejemplo: ‘¿Muchachos qué opinan?’. O con tus colaboradores respecto a cómo están trabajando ‘¡a ver el coordinador del área de comunicación, de diseño, dígame sus colaboradores ¿cómo están trabajando?’ ‘¿Qué propuestas están haciendo?'”.
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“La idea es tratar de llegarle a la gente en lo que sabe, en lo que espera y en sus intereses”, dice Álvarez.
Por su parte Miranda expresó que desde su experiencia, cuando el público es pequeño “pido que hagan preguntas a lo largo de la reunión, a medida que vamos avanzando y las dudas van surgiendo”.
Y, al contrario, en el caso como el de los webinars donde la audiencia es más grande, ella destina un espacio de tiempo para todas las dudas “para que el tiempo nos ajuste y no se vuelva caótico”.
