Los salones para las conferencias han evolucionado al ciberespacio y se han popularizado en los últimos años en los espacios virtuales ¿Te han invitado a un webinar?
Los webinars o seminarios web son presentaciones en vivo o grabadas en las que se habla de un tema en específico y en el cual la audiencia participa a través de preguntas y respuestas.
La comunicadora social Laura Marina Rodríguez, autora del canal de Youtube Español en Casa, expuso que en un webinar “se consigue una gran interacción con el usuario, crea un gran valor añadido ya que permite una interacción en tiempo real, alimentando la participación de la audiencia”.
Organización es clave para un buen webinar
A pesar de las facilidades que nos ofrece la virtualidad, y tal como puede pasar en eventos presenciales, en los webinar pueden pasar imprevistos o inconvenientes al momento de la transmisión.
Por eso es muy importante, preparar todo con antelación porque hasta los detalles más pequeños pueden afectar el discurso en vivo.
Previo al webinar es importante verificar aspectos técnicos como el sonido, la conexión a internet, la iluminación, la escenografía, el material que se presentará, etc.
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Webinar y conocimiento
La especialista en comunicación digital Indira Gómez Álvarez, comentó a Literal Periodismo Ciudadano que “hasta que estamos en vivo nos damos cuenta de esos detalles que son los primeros que debemos de tomar en consideración”.
- Algunos de esos detalles pueden ser:
- Cuando una presentación para compartir en pantalla no abra o se abra el archivo equivocado;
- Que el audio no sea de suficiente calidad o se filtre un sonido molesto o ruido externo;
- Si la iluminación es deficiente o estamos a contraluz de la cámara;
- Que la posición de la cámara esté desenfocada respecto al expositor o que elementos visuales (como ventanas, cuadros, pinturas o objetos) desvíen la atención de los usuarios.
Gómez también explicó que para que un seminario web tenga éxito, el expositor debe estar bien preparado en el tema, en especial en la dinámica de preguntas y respuestas.
San Google en acción
Independientemente del tipo de público, y del tema elegido para el seminario web, Gómez señaló que como audiencia siempre habrá preguntas difíciles y hoy en día casi todos y todas “somos bien exigentes”.
“Hoy en día todo lo ‘googleamos’ y yo puedo estar en una conferencia y no me parece lo que está haciendo el conferencista, me voy a Google y veo que no está bien lo que está diciendo y lo confronto. Entonces tenés que prepararte muy bien en el tema que vas a exponer”.
Indira Gómez Álvarez.
Asimismo, ella agregó que un webinar no puede ser solo una persona hablando por 40 minutos.
“Se debe preparar una presentación visual, hacer animaciones, tiene que haber todo un trabajo previo al streaming”, aconsejó.
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Mantener la atención de la audiencia
Atrapar la atención de la audiencia es el mayor reto que enfrentan los expositores al momento de un webinar ¿Cómo podemos lograrlo?
Indira Gómez apuntó que esto tiene que ver con el carisma del anfitrión.
“Es decir, por ejemplo, si somos conscientes que hablamos de un modo lento y nos tomamos mucho tiempo para hablar; eso no ayuda a la presentación”, señaló.
Consejos claves para webinar
No obstante, añadió que aunque no es algo que podamos cambiar podemos armar un “plan B”, en este caso podría ser la parte visual.
“A la gente la captas mucho por lo visual y por lo auditivo también. Tenés que crear una presentación visual que absorba tu voz por así decirlo. (…) Tiene que ser tan atractivo que la gente se quede”, dijo Indira Gómez Álvarez.
Por su parte Laura Rodríguez destacó, entre otras recomendaciones, facilitarle a la audiencia “secretos, consejos y datos llamativos” del tema expuesto, así como “permitir el acceso fácil y directo a la información presentada”.
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¿No hay participaciones?
Puede que como anfitrión esperes que la audiencia sea más activa en la transmisión, pero solo ves cámaras apagadas y audios silenciados ¿Cómo puedes animar al público para participar?
En efecto, no puedes obligar a tu audiencia a que participe, que encienda la cámara y prenda el audio. En cambio, puedes intentar en un momento de la presentación hacer preguntas.
“De cierta forma hay que ser estratégicos, para lograr una interacción por parte de tu audiencia (…)”, aconseja Indira Gómez Álvarez.
Ideas para conectar con la audiencia del webinar
“Entonces, si vos conoces a tu audiencia, a quien va dirigido el tema (…) entonces vas a poder ser intencional en agarrar todos esos elementos, todas esas estadísticas y poderles traer una propuesta nueva que te va a ayudar a mantener su atención”, explica Gómez Álvarez.
Por ejemplo, puedes preguntar directamente a alguien conectado, o dirigir un llamado a la acción a un grupo específico del grupo, como mujeres, hombres, personas que trabajen o estudiantes.
Por ejemplo: “¿Hay alguien aquí que trabaje en…?”; o “¿puede alguna mujer de este grupo comentar su experiencia en…?”; o directamente: “Aquí en el grupo está Juan Pérez, a quien conozco y se de su experiencia en este tema…”.
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Ojo con el tiempo
Hay temas en los webinars tan apasionantes que sientes que en una sesión no da tiempo.
Sin embargo, debes tener como regla un tiempo límite porque si no, puede ser que tu público se aburra y se vayan desconectando después de 40 minutos.
Aunque tengas un excelente dominio del tema, siéntate un momento a planificar punto a punto tu tema, incluyendo la duración de preguntas y respuestas.
“No es recomendable pasarte de los 40 minutos hablando porque desde el punto de la neuropsicología y la neurociencia vos perdés la atención de una persona después de los 35 o 40 minutos (…) es más, yo diría que 35 minutos como máximo para tener un tiempo de preguntas y respuestas”.
Indira Gómez Álvarez.
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Diferencias con otros contenidos
El webinar es una herramienta muy útil al momento de educar, pero suele confundirse con otros foros como las conferencias o talleres.
Para despejar esta duda tienes que tener en cuenta que en el caso de los webinars, el objetivo principal establecido desde el principio hará la diferencia ante otros formatos.
“El objetivo y la forma en cómo desarrollar. Un taller es una exposición donde se resalta la experiencia, la técnica, pero se desarrollan varios temas. La conferencia es una conversación entre varios panelistas y el seminario o el webinar es un conferencista, donde un speaker desarrolla un tema en específico, uno solo”.
Indira Gómez Álvarez.
Por otra parte, la comunicadora Rodríguez recomendó que el webinar debe cerrar con una llamada a la acción donde el usuario pueda descargar información adicional o apuntarse a otros webinars.
