Pese a la proliferación de cientos de nuevas formas de comunicación instantánea y redes sociales, el correo electrónico sigue vivo y con más funciones que nunca. Gmail, el servicio de correo electrónico de Google brinda diversas opciones y herramientas que optimizan la experiencia del usuario en la plataforma, por ello en Literal - Periodismo Ciudadano te presentamos algunos consejos para sacarle la mayor ventaja a esta valiosa herramienta.

Firma 

Todo profesional quiere ver su nombre estampado en una comunicación de alto impacto. Si no todos, la mayoría sí: es ratificar tu superación personal con tu firma y tu profesión: ingeniero, licenciado, doctor, arquitecto... Agregar una firma personalizada al final de todos tus correos electrónicos brinda a tu perfiles una imagen más profesional.

Además, le facilita a los destinatarios acceder de una forma fácil y rápida a tu número de contacto e información personal.

Para establecer tu sello personal de forma predeterminada solo necesitas acceder a la rueda dentada en la parte superior derecha, cliquear en Configuración y luego ir a la sección Firma, ahí podrás editar la información a tu gusto.

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Deshacer envío 

Los errores siempre están presentes en la vida. Y el correo electrónico no escapa a esas pifias de las que nos arrepentimos casi de inmediato al dar click al botón de envío. Es una sensación desagradable que casi siempre nos acompaña con la pregunta "¿Qué acabo de hacer?".

En algún momento te habrá pasado que envías un correo al contacto equivocado y aunque por defecto Gmail permite la opción "deshacer" envío por cinco segundos, en Configuración, Deshacer el envío, podrás ampliar ese intervalo hasta 30 segundos. Respira aliviado.

La bandeja de entrada de Gmail clasifica tus mensajes por tipo para organizarte mejor. Literal/Pixabay

Teclado predictivo

El ajetreo de la vida diaria en una oficina o ante nuestro celular o computadora, nos lleva a aborrecer, en algunos momentos del día, tener que escribir los mensajes y desear enviar un audio de voz como en Whatsapp o Messenger, pero no podemos hacer en una comunicación formal por correo electrónico.

Y a veces, por la prisa o por el autocorrector de nuestros dispositivos, los mensajes pueden enviarse con errores de digitación o con palabras distintas a las que queríamos escribir. Y es cuando deseamos tener un teclado inteligente que nos ayude a redactar mejor y más rápido.

Pues Gmail ya tiene esa opción. En nuestra bandeja de entrada siempre hay correos que contestamos con las mismas palabras. Gmail ofrece una opción para que ahorres tu tiempo y redactes con mayor velocidad.

Para habilitar esa herramienta tendrás que ir a Configuración, después Redacción inteligente, por último, solo tendrás que presionar Activar sugerencias de escritura.

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Navegar entre mensajes

A veces nos enfrascamos en largos procesos de comunicación con una misma persona, a partir de un mismo mensaje. Se le llaman hilos de correos y es realmente fastidioso reabrir todos los email para buscar un dato o un mensaje que quieres recuperar.

Gmail también permite navegar entre las conversaciones para ir directo al mensaje clave y es muy sencillo. Lo necesario para lograrlo es presionar la tecla N si quieres ir al mensaje siguiente o P si quieres volver al anterior y para abrir o cerrar uno, solo debes presionar Enter.

Posponer correos

Nada puede provocar más ansiedad en un trabajo de comunicaciones que abrir la bandeja y encontrar mil correos sin abrir. Es como ir a la cocina y encontrar un cerro de trastos sucios y preguntarse ¿Por dónde empiezo?

Es común tener mensajes acumulados y no tener tiempo para leer todos los correos, por lo que estos se pueden posponer fácilmente: solo debes ubicar el cursor sobre el correo electrónico y aparecerán algunos íconos al lado derecho. Cliquea el ícono del reloj y configura la hora en la que el mensaje deberá reaparecer en tu bandeja de entrada.

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Programa tu envío

Si alguna vez te has quedado trabajando hasta tarde y no quieres interrumpir el tiempo libre de tus destinatarios, entonces puedes programar tus correos para enviarlos a una hora más flexible.

Una vez redactado, dirígete a la flecha que está al lado del botón Enviar y selecciona la opción de Programar envío. Luego solo necesitas elegir fecha y hora de envío y listo, te vas a descansar con la seguridad de que tu mensaje habrá llegado a su destinatario en la hora que tu elegiste.

Utiliza el modo confidencial cuando trates información sensible. Literal/Pixabay

Correos confidenciales

En ocasiones tratamos con informaciones sensibles que no podemos permitir dejar sin protección. Para lograr máxima discreción y seguridad, podrás usar el modo confidencialidad de Gmail.

Con esa modalidad es posible establecer una fecha de vencimiento para los mensajes o revocar el acceso en cualquier momento. Para activarlo ve a la ventana de Mensaje nuevo y en el ícono del reloj con candado podrás decidir los parámetros que prefieras.

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Agenda eventos rápido y sencillo

Luego que inició la pandemia por la Covid-19 muchas de nuestras reuniones migraron al mundo digital, por ello es propio recibir invitaciones a tu correo. Por suerte, en la barra lateral derecha de Gmail tienes un acceso directo a Google Calendar, ahí podrás anotar tus pendientes sin migrar a otras aplicaciones.

Personaliza tu espacio

Al igual que en Chrome, en Gmail también puedes elegir el tema que mejor vaya con tu personalidad. Da clic en rueda dentada y selecciona Temas; una vez que se desplieguen, selecciona el que más te guste o bien elige una foto propia que tengas en tu ordenador.

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Sabías que Gmail bloquea el 99,9 % de los mensajes peligrosos antes de que te lleguen. Si creen que un mensaje puede tratarse de un caso de suplantación de identidad, te enviarán un aviso. Literal/Pixabay

Correo sin internet

No tienes conexión a Internet y necesitas revisar tu correo. Sencillo, podrás leer, responder y buscar correos si vas a Configuración, después a la pestaña Sin conexión, cliqueas Habilitar y luego escoge los parámetros que se ajusten a tu conveniencia.

Etiquetas

Finalmente, Gmail te permite etiquetar tus correos según lo necesites. Puedes clasificar tus correos en diferentes etiquetas como: correos destacados, importantes, pospuestos, enviados, programados, borradores, spam y eliminados.. Esta función te permite ubicar y organizar tus mensajes con mayor facilidad.