Word es sin duda una herramienta que va más allá de solo facilitarnos escribir o como diríamos en buen nicaragüense “levantar textos”, como lo hacíamos en una máquina de escribir. Hay muchas opciones que son poco usadas y hasta desconocidas, así que te presentamos las más prácticas, que te ayudarán incluso a ahorrar tiempo y mejorar tu productividad.
Guardar y abrir archivos
Generalmente cuando decidimos guardar archivos en Word, lo hacemos “manualmente”, es decir en la barra de menú buscamos Archivo, Guardar o Guardar como y luego elegimos el sitio donde lo queremos alojar. El procedimiento se puede abreviar con la combinación de letras CTRL más G y luego elegir dónde queremos guardarlo.
Para abrir el documento en Word se puede usar una opción abreviada: la combinación de letras CTRL más A.
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Cursiva, negrilla y subrayada sin entrar al menú
En Word también podemos activar y desactivar letra cursiva, negrilla y subrayada con la combinación de letras:
CTRL más K activa y desactiva la letra cursiva
CTRL más N es para activar o desactivar la letra negrilla y
CTRL más S para activar o desactivar letra subrayada
Sinónimos y significado de palabras
También en Word tenemos a mano opciones de sinónimos que sin duda son de mucha ayuda a la hora que se nos complica una redacción, por el uso repetido de palabras.
Lo primero que debe hacer es sombrear la palabra que quiere sustituir por un sinónimo, luego en el menú Revisar encontrará la opción sinónimos, al dar clic ahí encontrará una lista de palabras, escoja la que más le parezca y en la flechita que sale junto a esa palabra de clic para escoger la opción insertar. Listo, el reemplazo está hecho. También tiene la opción de copiar la palabra y pegarla donde usted desee.
Este proceso se puede hacer de manera más ágil: colocar el cursor en la palabra y al dar clic derecho, aparece un menú que le ofrece la búsqueda de sinónimos.
Si acaso tiene dudas con alguna palabra, puede consultar también el significado de esta. Al dar clic derecho sobre la palabra, encontrará una opción de “Búsqueda inteligente” y al dar clic ahí le aparecerá el significado.
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Integrar videos a un archivo de Word
Al inicio dijimos que Word es más que un procesador de textos. Nos da también la posibilidad de integrar clips de videos desde Youtube por ejemplo. El procedimiento es sencillo:
En el Menú Insertar hay una opción de “Vídeo en línea” y al dar clic ahí aparecerán las opciones de integrar desde Youtube el video que elija, este se cargará en su página de Word y desde ahí se podrá visualizar.
Ediciones en un trabajo colaborativo
Si se trata de un archivo en Word que será compartido entre varias personas, es posible visualizar los cambios y sugerencias que se hacen en ese mismo documento. Esta herramienta es muy útil para el trabajo colaborativo, cuando se trata de editar un archivo, pues ahí se mirarán los cambios, sugerencias y comentarios que se hacen.
En el menú Revisar aparece una opción llamada “Control de Cambios”, debe dar clic ahí y entonces todos los cambios del documento quedarán registrados. Cerca de esa opción encontramos la alternativa de “Nuevo comentario” que permite escribir comentarios sobre algún punto específico, estos aparecerán en el margen derecho de su documento.
Debe marcar también la opción “Todas las revisiones” para que sea posible mirar todos los cambios. Cuando una persona acepta o rechaza el cambio sugerido, solo debe dar clic derecho sobre el cambio y tomar la opción conveniente o bien en el menú “Revisar” aparecen esas opciones.
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Proteger un documento
Si su ordenador es utilizado por varias personas, puede guardar sus archivos con una contraseña, de manera que solo usted podrá verlos, esta opción también está disponible para otros programas de Office, pero ahora nos toca hablar de Word.
Cuando usted elige “Guardar como”, en la zona inferior aparece una opción que dice “Herramientas”, al dar clic ahí seleccione “Opciones Generales” y listo a elegir la clave que guste y sea fácil de recordar.
¿Crear gráficos en Word?
Sí, es posible. También en Word se puede crear un gráfico sencillo. Basta con ir a la opción Insertar y ahí dar clic en Gráfico.
Aparecerán varias opciones, escoja la que necesite y luego podrá adecuarla con sus propios datos.
Añadir marca de agua al documento
Word también nos permite guardar un documento con una marca de agua, para evitar que otros puedan copiar el archivo.
En general los pasos son: en el menú dar clic en Diseño de página, luego fondo de página y finalmente Marca de agua; no obstante, en otras versiones más actualizadas basta con entrar a Diseño y ahí aparecerá la opción Marca de agua que ofrece varias opciones, incluso se pueden añadir otras de preferencia.
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Escuchar el documento escrito
En versiones más actualizadas, es posible que podamos escuchar el texto escrito. En caso de que sea para la Universidad o para el trabajo, nada mejor que escuchar lo que escribimos para estar atentos si hay repeticiones o incoherencias que podremos subsanar antes de nuestro envío final.
En el menú Revisar, dar clic en la opción “Lectura en voz alta” y aparecerán las opciones de reproducir, pausa, anterior, siguiente, detener.
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Recuerde que hay muchas páginas disponibles que enseñan cómo utilizar de mejor manera Word, pero para aprender es necesario tener tiempo, dedicación y paciencia.
En general le sugerimos que, a la hora de escribir un texto, utilice vocabulario diverso (sinónimos son válidos), que sea breve en dependencia de la asignación (puede auxiliarse del contador de palabras) y que utilice todas herramientas creativas que Word ofrece para que su texto sea interesante y a la vez atractivo visualmente.
